Intern styrning och kontroll

Klövern har en hög aktivitetsnivå med omfattande transaktioner och projekt som startas, genomförs och avslutas under ett verksamhetsår. Klövern möter dagligen risker som kan påverka verksamheten och förmågan att nå uppsatta mål. Riskhantering, god intern styrning och kontroll är därför högprioriterat för styrelsen och bolaget.

 

Styrelsens ansvar för den finansiella rapporteringen

Styrelsen är enligt aktiebolagslagen och Koden ytterst ansvarig för att bolaget har en god intern styrning och kontroll, med en hantering som säkerställer att den finansiella rapporteringen överensstämmer med fastställda krav. Hanteringen grundar sig i ramverket för Coso, Committee of Sponsoring Organization of the Treadway Commission. Den interna kontrollen påverkar alla funktioner i bolaget och omfattar såväl riskbedömning och rutiner som uppföljning av mål.

 

Kontrollmiljö

Kontrollmiljö och kontrollåtgärder säkerställer effektiviteten i bolaget och utgör basen för den interna kontrollen. Den formella beslutsordningen utgår ifrån ansvarsfördelning mellan styrelse och VD och omfattar arbetsordning samt VD-instruktion. Övergripande policyer uppdateras löpande och fastställs av styrelsen en gång per år. Styrelsen har under året antagit följande policyer:

• Arbetsmiljöpolicy
• Finanspolicy
• IT-Policy
• Kommunikationspolicy
• Krishanterings- och säkerhetspolicy
• Närståendepolicy
• Revisionspolicy
• Uppförandekod och Hållbarhetspolicy

Väsentliga processer, utöver den finansiella rapporteringen, som bland annat redovisningsinstruktioner samt projekt- och hyresadministration, finns upprättade i separata dokument, vilka utvärderas och utvecklas löpande utefter ändringar i lagar, rekommendationer, risker och rutiner.

 

Riskbedömning och kontrollaktiviteter

Omfattning och bedömning av bolagets riskhantering i sin helhet, och den finansiella rapporteringen i synnerhet, görs kontinuerligt av bolagsledningen, styrelsen och revisorer. Genom bolagets hållbarhetsarbete identifieras risker löpande och åtgärder föreslås och vidtas.

Ekonomiavdelning och fastighetsavdelning arbetar sida vid sida för att säkerställa att riktlinjer följs.

Ett begränsat antal personer har firmateckningsrätt och en attestordning finns upprättad.

Frågor för beslut bereds i Investeringskommittéerna, Utökade ledningsgruppen och Transaktions- och finansrådet med närvaro av bolagsledningen. Representanter ur bolagsledningen närvarar regelbundet vid styrelsemöten, och styrelsen följer då upp aktuella frågor och bedömningar direkt med ledningspersoner. Koncernens verksamhet, finansiella hantering och förvaltning revideras två gånger per år av bolagets revisorer som rapporterar iakttagelser och eventuella synpunkter direkt till styrelsen.

Principer för redovisning, rapportering och revisionssynpunkter gås igenom vid ordinarie revision av årsbokslut samt löpande i dialog mellan styrelse och revisor.

 

Information och kommunikation

Den externa informationen kommuniceras via pressreleaser och webbplatsen och sköts utifrån den kommunikationspolicy som är anpassad efter Nasdaq Stockholms regelverk och Koden.

Den interna informationen förmedlas genom regelbundna möten inom organisationen, och även via bolagets intranät. Intranätets huvudsakliga syfte är att ge medarbetarna en strukturerad helhetsbild av verksamheten och fungerar som en lättillgänglig plattform genom vilken aktuell och relevant information och dokumentation tillgängliggörs.

 

Uppföljning

Finansiell uppföljning av samtliga affärsenheter och bolag samt koncernen sker kvartalsvis mot budget och prognos enligt en väl utarbetad modell. Uppföljning kring likviditet och finansiella nyckeltal sker månadsvis. Resultatet analyseras av såväl affärsenhet, fastighets- och ekonomiavdelning som resultatansvarig regionchef. Rapportering sker till bolagsledning, styrelse och revisor.

 

Internrevision

Klöverns styrelse har gjort bedömningen att ingen separat funktion för internrevision behöver inrättas. Det arbetssätt som Klövern tillämpar för uppföljning och kontroll bedöms vara tillräckligt och sker enligt följande beskrivning.

Klövern har en decentraliserad och transparent organisation. Finansverksamheten, ekonomi- och hyresadministration samt extern information och merparten av den interna informationen utgår i huvudsak från huvudkontoret i Stockholm och Nyköping. Uppföljning av resultat och balans görs kvartalsvis av såväl de olika funktionerna som av affärsenheterna, bolagsledning och styrelse. Finanschef, transaktionschef och regionchefer närvarar regelbundet vid styrelsemöten. Tydlig dokumentation via policyer och instruktioner, tillsammans med återkommande uppföljning och regelbundna, löpande och aktiva diskussioner med revisor, säkerställer processernas korrekthet. Hantering och rapportering granskas formellt av bolagets revisor tre gånger per år och rapporteras till styrelsen.

Utförlig information om Klöverns riskbedömning, exponering och hantering finns i avsnittet Risk och riskhantering på sidorna 66–69.